Die 10 besten KI-Notiz-Apps und Meeting-Protokollanten für 2025

KI-gestützte Notiz-Tools haben die Art verändert, wie wir Informationen erfassen und organisieren. Ob Vorlesung, Interview oder lange Besprechung – ein verlässlicher, KI-basierter Notizassistent spart Zeit und Nerven. Diese Anwendungen wandeln gesprochene Worte in strukturierte, durchsuchbare Notizen um, sodass Sie sich aufs Gespräch konzentrieren können statt auf hektisches Tippen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen zehn herausragende KI-Notiz-Apps und Meeting-Protokollanten für 2025 vor. Alle bieten Aufnahme- und Spracherkennungsfunktionen, die Ihre Produktivität und Organisation deutlich verbessern können.

Was macht eine großartige KI-Notiz-App aus?

Bei der Beurteilung von KI-Notizhelfern achten wir vor allem auf folgende Kriterien:

• Spracherkennungsgenauigkeit
• Echtzeit-Transkription
• Sprachunterstützung
• Integration mit Notiz-Apps (z. B. Notion, Google Docs)
• Benutzerfreundlichkeit und Oberfläche
• Offline-Funktionalität
• KI-gestützte Zusammenfassungen und Schlagworte

Beste KI-Notizhelfer nach Anwendungsbereich

1. Otter.ai – Allround-Lösung für Produktivität und kollaborative Transkription
2. Notta – Für mehrsprachige Transkription und globale Zusammenarbeit
3. Plaud Note – Für Offline-Aufnahmen und mobile Profis
4. WhisperTranscribe – Für das Hochladen von Audiodateien und Stapeltranskriptionen
5. AudioPen – Für persönliches Journaling und strukturierte Sprachnotizen
6. Tactiq – Browserbasierte Live-Meeting-Notizen und Team-Sharing
7. Sembly AI – Für die Extraktion von Aufgaben und Projektverfolgung in Unternehmen
8. Fireflies.ai – Für Verkaufsgespräche und CRM-Integration
9. Fathom – Für Zoom-Meetings mit automatischen Highlights
10. Supernormal – Für schnelle, E‑Mail-fertige Zusammenfassungen nach Kundengesprächen

1. Otter.ai

Webseite: https://otter.ai

Otter.ai zählt zu den zuverlässigsten KI-Notizhelfern: die Plattform bietet Echtzeit-Transkription, Sprechererkennung und automatisch erzeugte Zusammenfassungen. Besonders praktisch für Studierende, Teams und alle, die Meetings strukturiert dokumentieren wollen.

Wesentliche Funktionen:

• Echtzeit-Spracherkennung
• Automatisch erstellte Zusammenfassungen
• Sprechertrennung
• Durchsuchbare Transkripte
• Synchronisation mit Zoom und Google Meet

Am besten geeignet für: Geschäftliche Meetings, Studierende und Content-Ersteller

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2. Notta

Webseite: https://www.notta.ai

Notta ist eine flexible Notiz-App mit Unterstützung für über 100 Sprachen. Sie transkribiert Live- und aufgezeichnete Audiodateien und ist damit ideal für internationale Teams und Anwender, die mehrsprachige Meetings dokumentieren müssen.

Wesentliche Funktionen:

• Hohe Transkriptionsgenauigkeit
• Sprachgesteuerte Notizaufnahme
• Cloud-Speicher
• Echtzeit-Übersetzungen

Am besten geeignet für: Mehrsprachige Nutzer und globale Teams

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3. Plaud Note

Webseite: https://www.plaud.ai

Plaud Note kombiniert ein physisches Aufnahmegerät mit einer KI-gestützten App. Dieses Duo ist ideal für mobile Profis, die unterwegs schnell aufnehmen und später präzise, synchronisierte Transkripte und Zusammenfassungen erhalten möchten.

Wesentliche Funktionen:

• Physisches Gerät mit Tap-to-Record-Funktion
• Direkte Synchronisation und KI-Transkription
• Zusammenfassungs-Engine
• Integration mit Notiz-Apps

Am besten geeignet für: Mobile Profis und Journalisten

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4. WhisperTranscribe

Webseite: https://www.whispertranscribe.com

Basierend auf OpenAIs Whisper-Modell eignet sich WhisperTranscribe besonders gut zum Hochladen von Audiodateien und zur schnellen, präzisen Transkription in mehreren Sprachen. Ein guter Partner für Forschung, Schnitt und Nachbearbeitung.

Wesentliche Funktionen:

• OpenAI Whisper-basierte Engine
• Mehrsprachige Unterstützung
• Einfache Benutzeroberfläche
• Schnelle Verarbeitung

Am besten geeignet für: Forscher und Podcast-Editoren

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5. AudioPen

Webseite: https://audiopen.ai

AudioPen wandelt Sprachnotizen in strukturierte, gut lesbare Absätze um und eignet sich hervorragend zum Journaling, Brainstorming und Ordnen persönlicher Ideen. Die App macht aus chaotischen Aufnahmen klare Texte.

Wesentliche Funktionen:

• KI-Editor, der „Chaotisches sauber macht“
• Journalartige Exporte
• Tonalitätsanpassung (formell, leger)
• Funktioniert im Browser oder als App

Am besten geeignet für: Persönliches Journaling und Solo-Unternehmer

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6. Tactiq

Webseite: https://www.tactiq.io

Tactiq ist ein browserbasierter Meeting-Assistent, der Zoom, Google Meet und Microsoft Teams live transkribiert. Er markiert Schlüsselmomente und exportiert Highlights direkt in Notion, Slack oder andere Workspaces.

Wesentliche Funktionen:

• Meeting-Transkription
• Highlights und Schlüsselpunkte
• Integration mit Notion, Slack
• Sicheres Cloud-Backup

Am besten geeignet für: Remote-Teams und Firmenmeetings

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7. Sembly AI

Webseite: https://www.sembly.ai

Sembly AI ist ein umfassender Meeting-Assistent, der Aufgaben, Entscheidungen und To‑Dos aus Gesprächen extrahiert. Er synchronisiert sich mit Kalendern und CRM-Systemen, um Nachverfolgung und Verantwortlichkeiten zu automatisieren.

Wesentliche Funktionen:

• Intelligenter Meeting-Assistent
• Extraktion von Aufgaben
• Zusammenarbeit mehrerer Nutzer
• Sync mit Kalendern und Tools

Am besten geeignet für: Projektmanager und Führungskräfte

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8. Fireflies.ai

Webseite: https://www.fireflies.ai

Fireflies richtet sich an Geschäftsanwender und zeichnet Gespräche auf, erstellt durchsuchbare Transkripte und analysiert Themenverläufe. Mit CRM-Integration ist es besonders nützlich für Vertriebs- und Support-Teams.

Wesentliche Funktionen:

• Chrome-Erweiterung + App
• Sprachbasierte Suche
• Automatische Meeting-Erfassung im CRM
• KI-basierte Themen-Erkennung

Am besten geeignet für: Vertriebsteams und Tech-Startups

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9. Fathom

Webseite: https://www.fathom.video

Fathom ist auf Zoom spezialisiert und zeichnet die wichtigsten Momente auf, erstellt Echtzeit-Zusammenfassungen und liefert teilbare Highlights. Ideal für schnelle Nachbereitung und Dokumentation von Besprechungen.

Wesentliche Funktionen:

• Highlight-Reels
• Zoom-Integration
• KI-generierte Zusammenfassungen
• Export zu Dokumenten oder CRM

Am besten geeignet für: Wissensarbeiter und Berater

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10. Supernormal

Webseite: https://www.supernormal.com

Supernormal erstellt automatisch zusammengefasste Meeting-Notizen und kann diese sofort per E‑Mail versenden. Durch die Synchronisation mit Kalendern und CRM-Tools strafft die App Nachbereitungsprozesse und macht Follow-ups effizienter.

Wesentliche Funktionen:

• Echtzeit-Meeting-Erfassung
• E-Mail-fertige Notizen
• CRM- und Kalender-Synchronisierung
• Automatische Zusammenfassungserstellung

Am besten geeignet für: Produktmanager und kundenorientierte Teams

Vergleichstabelle

App	Echtzeit-Transkription	KI-Zusammenfassung	Integration	Beste Nutzung
Otter.ai	Ja	Ja	Zoom, Google	Geschäft & Studierende
Notta	Ja	Ja	Mehrere	Mehrsprachige Teams
Plaud Note	Ja (Hardware + App)	Ja	Notion, Docs	Journalisten, mobile Nutzer
WhisperTranscribe	Ja	Nein	Basis	Redakteure & Forscher
AudioPen	Ja	Ja	Browser	Persönlicher Gebrauch
Tactiq	Ja	Ja	Slack, Notion	Teams & Meetings
Sembly AI	Ja	Ja	CRM, Kalender	Manager & Führungskräfte
Fireflies.ai	Ja	Ja	CRM, Zoom	Vertrieb & Startups
Fathom	Ja	Ja	Zoom, CRM	Freiberufler, Analysten
Supernormal	Ja	Ja	E-Mail, CRM	Produktteams

Fazit

2025 sind KI-gestützte Notiz-Tools feste Bestandteile moderner Arbeitsabläufe. Sie liefern präzisere Spracherkennung, intelligente Zusammenfassungen und nahtlose Integrationen, die Zeit sparen und die Qualität Ihrer Dokumentation verbessern.

Egal ob Studierender, Manager oder Kreativer – mit dem richtigen KI-Notizhelfer bleiben Sie fokussiert, organisiert und besser vorbereitet.

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FAQ

F1: Sind KI-Notizhelfer sicher für vertrauliche Meetings?
Viele Premium-Anbieter wie Otter.ai, Fireflies und Sembly verschlüsseln Daten und richten sich nach Datenschutzstandards wie DSGVO — prüfen Sie dennoch die jeweiligen Datenschutzbestimmungen vor der Nutzung.

F2: Benötige ich eine Internetverbindung, um diese KI-Notiz-Apps zu nutzen?
Einige Anwendungen (z. B. Plaud Note, bestimmte Modi von WhisperTranscribe) bieten Offline-Funktionen. KI-gestützte Analysen oder cloudbasierte Zusammenfassungen erfordern jedoch meist eine Internetverbindung.

F3: Welcher KI-Notizhelfer ist am besten für Studierende geeignet?
Otter.ai und Notta sind wegen ihrer Benutzerfreundlichkeit, Organisationstools und zuverlässigen Transkriptionen bei Studierenden besonders beliebt.

F4: Kann ich Notizen aus KI-Meeting-Notizhelfern exportieren?
Ja — die meisten Tools erlauben Exporte in Formate wie Word, PDF oder Text, sodass Sie Inhalte leicht weitergeben oder archivieren können.

F5: Was ist die beste kostenlose KI-Notiz-App?
Einige Anbieter bieten kostenlose Grundfunktionen: Fathom ist zum Beispiel für Zoom-Nutzer attraktiv, bietet jedoch je nach Bedarf kostenpflichtige Upgrades an.