電子郵件依然是許多工作拍板定案的地方。一封簡短的回覆能推進專案，一次清晰的後續追蹤能挽回一筆交易，而一封謹慎的客戶訊息則能避免小問題演變成大麻煩。
問題往往不在於不知道該說什麼，而是如何拿捏適當的語氣、精簡訊息內容，並且不用盯著空白的編輯視窗發呆十分鐘就能順利發出。
這正是 AI 電子郵件寫作工具可以派上用場的地方。最優秀的工具能夠草擬回覆、潤飾粗略的筆記、調整語氣、建立開發信、摘要冗長的郵件討論串，並協助你表達得更清晰，同時不會讓每封信件顯得生硬或千篇一律。
以下是幾款適用於日常工作、業務開發、行銷、客服及收件匣生產力的最佳 AI 電子郵件寫作工具。
Table of Contents
- 快速比較
- 最佳 AI 電子郵件寫作工具
- 如何選擇最佳 AI 電子郵件寫作工具
- 優秀的 AI 電子郵件產生器具備哪些特質？
- 撰寫更佳郵件的提示詞範例
- 使用 AI 寫信卻不流於俗套的實用技巧
- 最終總結
- 常見問題
快速比較
| 工具 | 最適合用途 | 突出特色 |
|---|---|---|
| Grammarly | 打造流暢專業的電子郵件 | 語氣、清晰度、文法與潤飾支援 |
| HubSpot AI Email Writer | 行銷與商務郵件 | 在更廣泛的 CRM 與行銷工作流程中生成郵件 |
| Jasper | 行銷與符合品牌形象的郵件 | 行銷活動文案、範本及品牌語氣支援 |
| Copy.ai | 銷售與市場進入（GTM）團隊 | 開發信文案與聚焦工作流程的寫作 |
| Rytr | 預算導向的郵件草擬 | 簡單的郵件範本與快速內容生成 |
| Lavender | 銷售郵件教練指導 | 協助改善陌生開發信（Cold Email）與拓展品質 |
| Shortwave | 收件匣生產力 | 在電子郵件工作流程中提供 AI 郵件協助 |
| WriteMail.ai | 快速撰寫一次性郵件草稿 | 簡單的郵件寫作與回覆生成 |
最佳 AI 電子郵件寫作工具
1. Grammarly
如果你希望 AI 電子郵件寫作工具能專注於清晰度、語氣與潤飾，Grammarly 是相當不錯的選擇。它適用於日常工作訊息、客戶回覆、內部更新以及講究用詞的專業信件。
Grammarly 不僅能從零開始生成完整的訊息，還能協助改善你已經寫好的內容。當你的草稿已經差不多，但語氣顯得太生硬、太冗長或過於隨意時，這項功能便會特別實用。
最適合：希望信件更乾淨俐落、更有自信的職場專業人士。
突出特色：
- 有助於改善文法、清晰度與語氣
- 適合用於潤飾現有的草稿
- 在專業與面向客戶的電子郵件中表現出色
- 能在不改變整封信件原意的情況下，減少 awkward 的用詞
需要留意的是：當你仍想掌控最終郵件內容時，Grammarly 是最佳選擇。它可以幫你的文字精雕細琢，但你還是應該親自檢查信件是否精準表達了你的本意。
2. HubSpot AI Email Writer
對於已經使用 HubSpot 進行行銷、銷售或客戶溝通的團隊來說，HubSpot 的 AI 電子郵件寫作工具是個實用的選擇。它不只是用來撰寫獨立的信件，其真正的價值在於郵件生成能夠完美融入更大的商業工作流程中。
舉例來說，行銷團隊可以草擬行銷活動郵件，銷售團隊能準備後續追蹤信，而小型企業則能更快地建立客戶訊息，無須從空白頁面開始。
最適合：希望將信件寫作與行銷或 CRM 工作相結合的企業。
突出特色：
- 適用於行銷郵件與商業溝通
- 完美契合已經在使用 HubSpot 工具的團隊
- 有助於建立行銷活動、後續追蹤與開發信的草稿
- 適合可重複執行的郵件工作流程
需要留意的是：如果你只需要快速回覆一封私人信件，HubSpot 的平台規模可能會超出你的實際需求。
3. Jasper
Jasper 專為行銷團隊與內容工作流程打造，因此對於需要超越單純 AI 電子郵件產生器的使用者來說非常合適。它能協助處理宣傳郵件、產品發表、培育序列（Nurture Sequences），以及需要符合品牌語氣的文案。
如果你的團隊需要撰寫大量信件，且這些信件在各個行銷活動中都必須保持一致的調性，這項工具就會派上用場。相較於產出千篇一律的草稿，Jasper 更適合結構化的行銷工作。
最適合：行銷團隊與注重品牌形象的郵件文案。
突出特色：
- 適用於活動風格的郵件寫作
- 有助於大規模建立行銷文案
- 適合重視品牌語氣的團隊
- 能與廣告和登陸頁面文案等其他內容格式完美搭配
需要留意的是：若只是用來應付簡單的職場回覆，Jasper 可能會比輕量級的郵件助理顯得笨重。
4. Copy.ai
Copy.ai 經常被銷售、行銷及市場進入團隊所採用。作為一款 AI 電子郵件寫作工具，它非常適合用於開發信、後續追蹤、潛在客戶開發文案，以及需要多種變體的郵件序列。
當你需要針對同一則訊息測試不同的切入點時，它能提供很大幫助。例如，業務代表可能會建立一封簡短的自我介紹信、一封更溫和的追蹤信，以及針對不同受眾的更直接版本。
最適合：業務開發與市場進入郵件工作流程。
突出特色：
- 擅長產出開發信草稿
- 在建立同一訊息的多個版本時非常實用
- 非常適合銷售與行銷團隊
- 能支援可重複的寫作工作流程
需要留意的是：開發信仍然需要人工判斷。個人化至關重要，而一封千篇一律、由 AI 撰寫的銷售信很容易遭到忽略。
5. Rytr
Rytr 是一款相對簡單且預算友善的選擇，專為快速產出郵件草稿而設計。它能夠協助建立短訊息、回覆、商業郵件以及基礎的行銷文案，無需繁複的設定。
對於自由工作者、學生、小型企業主，以及任何需要輕量級寫作助理來應付日常訊息的人來說，這是一個相當不錯的選擇。
最適合：快速草擬與低成本的郵件寫作。
突出特色：
- 操作簡單易上手
- 擅長處理短篇郵件草稿
- 適用於常見的商務寫作任務
- 當你需要快速找到切入點時表現優異
需要留意的是：提供清晰的提示詞（包含收件人、目的、語氣及關鍵細節）通常能帶來最佳效果。
6. Lavender
Lavender 與一般 AI 電子郵件產生器的不同之處在於，它高度聚焦於銷售郵件。它透過審查郵件的品質、語氣、長度與結構，來協助使用者改善開發成效。
這使得它成為發送陌生開發信並希望能獲得更好回覆率的銷售團隊的理想工具。Lavender 不僅僅是幫你寫出一份草稿，還能引導你思考這封信是否有被閱讀的潛力。
最適合：銷售團隊與陌生開發信的優化。
突出特色：
- 圍繞銷售郵件教練指導所打造
- 有助於改善拓展訊息的品質
- 適用於陌生開發信與後續追蹤
- 適合在意回覆率的團隊
需要留意的是：沒有任何工具能保證 100% 獲得回覆。精準的受眾定位、合適的時機以及真正的個人化依然是成功的關鍵。
7. Shortwave
Shortwave 非常適合希望在收件匣內直接獲得 AI 協助的使用者。它能協助處理郵件工作流程，例如更有效率地摘要、草擬、整理及回覆信件。
對忙碌的專業人士而言，最大的好處不只是撰寫新訊息，而是減輕處理已經塞滿太多討論串的收件匣時所帶來的阻礙。
最適合：收件匣生產力與 AI 輔助回覆。
突出特色：
- 有助於自動化部分電子郵件工作
- 適合在情境中草擬回覆內容
- 適合需要管理大量郵件討論串的使用者 — wp:list-item –>
- 聚焦於收件匣本身，不只是寫作提示詞
需要留意的是：如果你的公司有嚴格的郵件或資料政策，請在連結任何收件匣工具之前，先確認隱私與工作區規範。
8. WriteMail.ai
WriteMail.ai 是一款直截了當的選擇，適合想要快速擁有 AI 電子郵件寫作工具、又不想花時間學習大型平台的使用者。它能根據簡短的描述，快速草擬訊息、回覆以及精修過的郵件文字。
當你不需要 CRM 功能、品牌設定或完整的寫作套件時，這類工具就會非常實用。你只需要一份乾淨的草稿，稍作編輯即可直接寄出。
最適合：快速撰寫一次性郵件與回覆。
突出特色：
- 簡單的郵件寫作工作流程
- 適用於快速草稿與回覆
- 適合個人、學術或商務訊息
- 對於剛接觸 AI 寫作工具的使用者來說是個容易上手的起點
需要留意的是：簡單的工具雖然便利，但針對團隊工作流程、品牌語氣或進階個人化可能提供較少的控制選項。
如何選擇最佳 AI 電子郵件寫作工具
如果你已經會自己寫信，但希望信件更乾淨、更簡短且更具專業度，請選擇 Grammarly。
如果郵件寫作是你行銷、CRM 或客戶溝通工作流程的一部分，請選擇 HubSpot。
如果你的團隊需要製作行銷活動郵件，並希望對品牌語氣有更多掌控，請選擇 Jasper。
如果你需要銷售開發信、後續追蹤以及相似訊息的多種版本，請選擇 Copy.ai。
如果你想要簡單且預算友善的郵件產生器，請選擇 Rytr。
如果你的主要目標是改善陌生開發信與銷售回覆，請選擇 Lavender。
如果你希望在收件匣內直接獲得 AI 支援，請選擇 Shortwave。
如果你需要快速產出一次性草稿而不希望使用龐大工具堆疊，請選擇 WriteMail.ai。
優秀的 AI 電子郵件產生器具備哪些特質？
一個優秀的 AI 電子郵件產生器不應只產出潤飾過的段落，更應協助你寫出符合收件人、目的與情境的訊息。
挑選時不妨留意以下功能：
- 語氣控制：支援正式、友善、直接或具說服力的信件風格
- 依據情境生成回覆
- 重寫選項：可將訊息縮短或修飾得更柔和
- 針對銷售、客服、行銷及後續追蹤設計的範本
- 個人化欄位：包含姓名、職稱、公司與目標
- 文法與清晰度檢查
- 與 Gmail、Outlook、CRM 工具或團隊工作流程整合
- 針對敏感郵件內容的隱私控制
如果你主要撰寫內部更新，清晰度會比吸睛的文案更重要。如果你撰寫銷售郵件，個人化與結構則更為關鍵。如果你撰寫電子報，品牌語氣與行銷活動工作流程就會變得格外重要。
撰寫更佳郵件的提示詞範例
草稿的品質很大程度上取決於提示詞。與其要求工具「寫一封專業的電子郵件」，不如給予工具真實的情境。
提示詞 1：「寫一封禮貌的後續追蹤郵件給尚未回覆我們提案的客戶。字數控制在 120 字以內，語氣要溫和但不要給人強迫推銷的感覺。」
提示詞 2：「重寫這封信，讓它聽起來更精簡、更有自信，同時保持友善。」
提示詞 3：「為一款針對 HR 經理的 SaaS 產品建立一封銷售開發信。內容需提及上線時間、員工參與度，並包含一個簡短的行動呼籲（CTA）。」
提示詞 4：「寫一封客戶客服回覆，為出貨延遲致歉並提供最新的追蹤進度。語氣請保持冷靜且樂於協助。」
提示詞 5：「將這些粗略的筆記轉化為給經理的清晰專案進度更新。」
使用 AI 寫信卻不流於俗套的實用技巧
加入一個具體細節。提及專案、死線、之前的對話、共同目標，或是寄信的原因。
刪除冗言贅字。AI 草稿通常包含像「希望這封信找到您時一切安好」之類的額外片語。只有在符合彼此關係時才使用它們。
檢查行動呼籲（CTA）。每一封好信都應該讓下一步行動明確清晰。
配合收件人調整。寫給同事的便條不應該聽起來像正式的新聞稿；客戶致歉信也不應該聽起來像推銷文案。
大聲朗讀一遍。如果這封信聽起來不像你會說的話，請在發送前進行編輯。
最終總結
最好的 AI 電子郵件寫作工具取決於你的具體任務。Grammarly 非常適合潤飾日常職場訊息；HubSpot、Jasper 與 Copy.ai 適合商務與行銷活動工作流程；Lavender 較適合銷售郵件；當收件匣本身就是問題時，Shortwave 能提供幫助；而 Rytr 與 WriteMail.ai 則在你只想快速取得草稿時相當實用。
AI 可以協助你更快寫出信件，但最棒的訊息依然需要情境、個人判斷以及你獨特的語調。
常見問題
什麼是 AI 電子郵件寫作工具？
AI 電子郵件寫作工具是用來建立、重寫或改善電子郵件訊息的工具。它能根據提示詞草擬回覆、撰寫後續追蹤、調整語氣、縮短文字，以及生成銷售或行銷郵件。
哪一款是最佳的 AI 電子郵件寫作工具？
Grammarly 是打造流暢日常郵件的強大選擇；HubSpot 適用於商務與行銷工作流程；Jasper 與 Copy.ai 適合行銷活動與開發信寫作；Lavender 則是銷售郵件教練指導的最佳選擇。
AI 可以寫出專業的電子郵件嗎？
可以。AI 電子郵件產生器可以協助草擬專業信件，但在發送之前，你仍應檢查訊息的準確性、語氣與情境是否合宜。
AI 電子郵件寫作工具適合用於銷售開發嗎？
它們確實能提供幫助，特別是在結構、語氣和版本多樣性方面。針對銷售郵件，像 Lavender、Copy.ai 與 Jasper 這樣的工具非常實用，但真正的個人化依然至關重要。
如何讓 AI 寫出的電子郵件聽起來不那麼像機器人？
加入具體細節、移除千篇一律的問候語、保持訊息簡短，並調整語氣以符合你的收件對象。
